Как закончить письмо поздравление

Каждое отправленное вами письмо создает представление о вашем профессионализме, внимании к деталям и способности вести эффективную коммуникацию с другими людьми. То, как вы заканчиваете свои письма, не менее важно, чем то, как их начинаете, поэтому заключительные слова являются ключевым фактором результативного email-маркетинга и коммуникации.

Две фразы занимают особое место при выборе того, как заканчивать свои письма: «С наилучшими пожеланиями» и «С добрыми пожеланиями». В чем разница между этими двумя выражениями? Как правильно их использовать?

В этом гайде мы рассмотрим все детали, связанные с выражениями «С наилучшими пожеланиями» и «С добрыми пожеланиями», чтобы вы могли уверенно использовать любое из них, не беспокоясь о культурных нюансах или правилах этикета.

В чем разница между фразами «С наилучшими пожеланиями» и «С добрыми пожеланиями»?

Основное различие между «С наилучшими пожеланиями» и «С добрыми пожеланиями» выражается в уровне формальности; «С наилучшими пожеланиями» — это несколько более формальная фраза, чем «С добрыми пожеланиями». 

Однако оба эти слова считаются вежливыми и уместными для деловых писем, при этом «С наилучшими пожеланиями» лучше всего подходит для официальных сообщений, таких как продающие письма или письма о приеме на работу.

И наоборот, «С добрыми пожеланиями» можно использовать в более непринужденных ситуациях, например, при переписке с коллегами или клиентами, с которыми у вас уже налажены отношения.

Допустим, вы отправляете письмо о приеме на работу менеджеру по персоналу. В этом случае уместно будет использовать «С наилучшими пожеланиями» в качестве заключительного слова, чтобы соблюсти формальный тон.

С другой стороны, если вы пишете письмо, чтобы поблагодарить коллегу за помощь в работе над проектом, «С добрыми пожеланиями» будет более уместным, поскольку оно отражает менее формальный характер сообщения.

Формальные и дружественные подписи писем

(Источник: MarketSplash)

Важность хорошего завершения письма

Хорошее завершение письма — это не просто приятная мелочь, оно играет важную роль в создании неизгладимого впечатления у получателя. 

Независимо от того, кому вы пишете — коллеге или потенциальному клиенту, — правильное завершение письма может сыграть решающую роль в достижении успеха или неудаче. Ознакомьтесь с некоторыми аргументами в пользу правильного завершения письма.

  • Не стоить быть грубым

Правильное завершение письма поможет вам не выглядеть грубым или резким. Например, если вы пишете потенциальному клиенту, использование «С наилучшими пожеланиями» вместо «С добрыми пожеланиями» дает понять, что вы цените его бизнес и дорожите его временем.

Аналогичным образом, если вы обращаетесь к кому-то из высшего руководства компании, выберите более формальное завершение, например, «С уважением» или «Искренне ваш». В противном случае ваше намерение может быть воспринято иначе и расценено как неуважение.

  • Стремитесь оставить хорошее впечатление

Правильное завершение письма очень важно, если необходимо произвести хорошее впечатление на получателя. Например, если вы отправляете сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу, важно, чтобы завершение вашего сообщения отображало профессионализм и уважение к работодателю.

В этой ситуации использование «С наилучшими пожеланиями» будет более уместным, чем «С добрыми пожеланиями», так как это свидетельствует о том, что вы серьезно относитесь к должности.

Некоторые альтернативные варианты завершения, которые могут помочь создать профессиональное впечатление, содержат:

  • «С уважением»;
  • «Искренне ваш»;
  • «С благодарностью».

Цель — сделать так, чтобы получатель почувствовал, что его уважают и ценят, кем бы он ни был.

  • Повысьте шансы на получение ответа

Если вы хотите сократить количество непрочитанных писем и увеличить шансы на получение ответа, то соответствующее завершение письма может помочь вам в этом. 

Например, если вы пишете коллеге, то использование фразы «С добрыми пожеланиями» показывает, что вы цените его время и будете благодарны за ответ.

Точно так же, если вы обращаетесь к кому-то впервые, выберите более дружелюбное завершение, например, «Всего хорошего», так как это поможет создать более позитивный контакт между вами и получателем.

Получатель также почувствует, что вы понимаете его ситуацию и цените тот факт, что он, возможно, не сможет ответить сразу.

  • Выражайте признательность в заключительном слове

Независимо от того, какое письмо вы отправляете, сосредоточьтесь на том, как правильно его завершить, чтобы выразить благодарность за уделенные время и усилия получателя. Например, если вы пишете клиенту, использование фразы «С благодарностью» поможет выразить вашу признательность за его работу.

Аналогично, если вы обращаетесь к человеку, который уделил время прочтению вашего письма, используя «С добрыми пожеланиями», вы можете показать, что цените его вклад и дорожите его мнением. 

Такое завершение письма важно при отправке сообщений тем, кто вам чем-то помог или дал полезный совет.

  • Оставить пространство для дальнейшего обсуждения

Завершение письма следует выбирать тщательно, так как оно может оставить возможность для дальнейшего общения. Например, если вы пишете коллеге, использование слов «Ваше здоровье» или «С наилучшими пожеланиями» может создать непринужденную атмосферу, что может побудить его ответить быстрее.

Точно так же, отправляя сопроводительное письмо о приеме на работу, вы должны использовать соответствующее завершение, например, «С уважением» или «Искренне ваш», так как это показывает, что вы серьезно относитесь к вакансии и готовы к дальнейшему обсуждению.

«С наилучшими пожеланиями» или «С добрыми пожеланиями»

Чтобы выбрать наиболее подходящее завершение письма, узнайте больше о различиях между «С наилучшими пожеланиями» и «С добрыми пожеланиями» и о том, когда каждое из них уместно.

Почему так важно знать разницу?

Использование неправильного завершения сообщения может создать неловкую или даже обидную ситуацию. Например, использование «С наилучшими пожеланиями» в неформальном письме может сделать его излишне формальным, создавая впечатление, что вы не цените мнение получателя. Аналогично, использование «С добрыми пожеланиями» при приеме на работу может показаться слишком неформальным и непрофессиональным, что создаст негативное впечатление о вашей личности.

Кроме того, знание разницы между этими двумя вариантами завершения позволяет вам подбирать тон каждого сообщения в соответствии с его целью. 

Например, при написании холодного письма использование «С наилучшими пожеланиями» создаст более деловую атмосферу, в то время как использование «С добрыми пожеланиями» покажет, что вы цените отношения между вами и получателем.

Когда использовать «С наилучшими пожеланиями»

Как правило, «С наилучшими пожеланиями» лучше всего использовать при написании официального письма или когда вам нужно произвести хорошее впечатление на получателя, например, в продающих письмах, при приеме на работу и деловых предложениях.

Однако фразу также можно использовать в письмах об увольнении, благодарственных записках, приглашениях и другой деловой переписке.

Например, при написании холодного письма потенциальному клиенту уместным завершением будет «С наилучшими пожеланиями», поскольку оно отражает формальный характер ситуации. Аналогично, если вы хотите уволиться с работы, использование этого заключительного слова в письме показывает ваше уважение к компании и вашим коллегам в профессиональной манере. 

«С наилучшими пожеланиями» в качестве завершающего слова письма также помогает создать более деловую атмосферу, что может быть полезно при стремлении произвести хорошее впечатление на получателя. Кроме того, это обращение считается вежливым и уместным практически во всех случаях.

Примеры использования фразы «С наилучшими пожеланиями»:

  • «Я с нетерпением жду вашего ответа в ближайшее время. С наилучшими пожеланиями, Джейн Смит»;
  • «Спасибо за вашу помощь. С наилучшими пожеланиями, Джейн Смит»;
  • «Мы ценим ваш отзыв и с нетерпением ждем ответа в ближайшее время. С наилучшими пожеланиями, Джейн Смит».

Несмотря на то, что фраза «С наилучшими пожеланиями» является наиболее распространенным вариантом завершения письма среди специалистов, существуют и другие варианты, если вы хотите добавить что-то еще или приспособить свое сообщение, чтобы оно лучше соответствовало цели письма. 

«С наилучшими пожеланиями» в качестве формальной подписи _ Когда следует использовать

Например, некоторые альтернативные варианты завершения могут звучать так:

  • «С уважением»;
  • «С большим почтением»;
  • «Искренне»;
  • «Искренне ваша»;
  • «С благодарностью».

Когда использовать «С добрыми пожеланиями»

«С добрыми пожеланиями» — это более непринужденное завершение, чем «С наилучшими пожеланиями», и оно часто используется в письмах, где нужно продемонстрировать уважение, но при этом сохранить неформальную обстановку. Например, фразу можно использовать при переписке с друзьями, родственниками или коллегами, с которыми у вас уже сложились отношения, а также в follow-up письмах, благодарственных записках или в сопроводительных письмах.

Также важно отметить, что фразу «С добрыми пожеланиями» не следует использовать при обращении к малознакомому человеку, так как она может показаться слишком банальной. Использование «С наилучшими пожеланиями» демонстрирует уважение и создает соответствующую формальную обстановку в таких ситуациях.

Вы также можете использовать фразу «С добрыми пожеланиями» или ее альтернативу после телефонного разговора. Например, предположим, вы были на собеседовании, где интервьюер впечатлился вашей квалификацией.

В этом случае можете использовать «С добрыми пожеланиями», чтобы выразить признательность за беседу и подчеркнуть дружеское отношение.

Примеры использования фразы «С добрыми пожеланиями»:

  • «Я с нетерпением жду возможности поработать с вами над этим проектом. С добрыми пожеланиями, Джейн Смит».
  • «Спасибо за предоставленную возможность. С добрыми пожеланиями, Джейн Смит». 
  • «Было приятно встретиться с вами вчера. С добрыми пожеланиями, Джейн Смит».

Хотя «С добрыми пожеланиями» остается одними из самых популярных заключительных слов в письмах, другие альтернативы могут помочь лучше адаптировать ваши сообщения к цели, которой они служат. 

Письмо для бизнеса _ Формальный и менее формальный вариант подписи

Некоторые примеры содержат:

  • «С теплыми пожеланиями»;
  • «С благодарностью»;
  • «Будьте здоровы»;
  • «Всего наилучшего»;
  • «С признательностью».

В завершение

Уместная концовка письма может сыграть ключевую роль в достижении успеха или неудаче. Она свидетельствует о том, что вы цените время получателя, признательны за его усилия и понимаете его ситуацию. Будь то деловое или сопроводительное письмо при приеме на работу, демонстрируйте профессионализм тем, как вы заканчиваете сообщение.

Когда речь идет о выборе правильного завершения письма, необходимо учитывать конкретную ситуацию и ожидания получателя. В целом, при написании профессионального или делового письма уместнее использовать «С наилучшими пожеланиями».

С другой стороны, если вы пишете кому-то впервые или обращаетесь к тем, кто вам как-то помог, то использование «С добрыми пожеланиями» может создать более позитивный контакт между вами и получателем.

Поэтому выбирайте тщательно, так как это может сыграть решающую роль между успехом и неудачей.

Присоединяйтесь к Stripo для создания профессиональных и запоминающихся писем


Download Article

A complete guide to writing a sincere, respectful, and appropriate closing phrase for any letter


Download Article

Are you feeling confused about how to choose a sincere, situation-appropriate closing phrase for your letter? You’re not alone! Whether you’re writing a business letter or a thank-you note, your closer is an important piece of the puzzle—and the right one often depends on the situation. Here, we’ll show you which closing phrases are most sincere and teach you how to choose the best one for your letter.

Things You Should Know

  • Phrases like “Sincerely” and “Best” (along with variations like “Sincerely yours” and “Best wishes”) are great additions to any letter.
  • Use professional closes like “Regards” and “Thank you for your time” to convey your message while being polite to people you don’t know well.
  • Write more personal closes like “Take care,” “Cheers,” and “Your friend” in letters to people you know well and are friendly with.
  1. Step 1 “Sincerely”

    “Sincerely” works for any kind of letter, both professional and personal. When you’re trying to express sincerity, why not do so literally? “Sincerely” is a classic complementary close. The tone is formal enough for any professional correspondence while also conveying your sincerity to the reader (whoever they may be).[1]
    Variations of this close include:

    • Sincerely
    • Sincerely yours
    • Very sincerely
    • Very sincerely yours
  2. Step 2 “Regards”

    Use distant but polite closes for new, important professional contacts. When you’re introducing yourself to a new contact or reaching out to a business associate you don’t know very well, it’s important to seem professional. “Regards” implies both sincerity and respect.[2]
    Use similar closes like:

    • Cordially
    • Respectfully
    • Best regards
    • “Regards” is a fairly neutral phrase. If you want to add some decorum without getting too friendly, “Best regards” is an easy switch.

    Advertisement

  3. Step 3 “Kind regards” or “Yours truly”

    Closers like “Kind regards” strike a balance between formal and friendly. If you frequently speak with the recipient, be it a close colleague or friend, it’s okay to close letters with more familiarity. “Kind regards” is polite but friendlier in tone, while “Yours truly” communicates a sense of integrity with your letter.[3]
    Try other closes like,

    • Kindest regards
    • Warmly
    • Warm(est) regards
    • Have a good day/evening/weekend
    • Take care
  4. Step 4 “Hope to talk soon”

    “Hope to talk soon” encourages the reader to get back to you quickly. Use this closing phrase when you’re sending a letter with the goal of getting a reply. It clarifies your intent while still sounding polite and indicating your sincere desire to talk to them.[4]
    Use variations like:

    • Looking forward to your reply
    • Hope to hear from you soon
    • When writing to a friend, you could shorten the phrase and say, “Talk soon.”
  5. Step 5 “Thank you for your time”

    Use “Thank you for your time” when asking for a professional favor. It’s polite and sincere because it thanks the reader for taking the time to read your message in the first place. Your correspondent will likely help you if you acknowledge their efforts! This also applies when you want to write letters of interest and cover letters.[5]
    Variations include:

    • Thank you for your consideration
    • Thank you for your recommendation
    • Thank you in advance
    • Thank you for your assistance
    • Thank you (or “Thanks again” if you’ve already said it once near the beginning of the letter.)
  6. Step 6 “With appreciation”

    “With appreciation” is a formal variation of a simple “thank you.” If you already used “thank you” in the body of your letter, or you want to find a different phrase to express your gratitude, use “With appreciation” to thank the reader for looking over the correspondence. It’s especially helpful when you want to write a cover letter and letters of interest.[6]
    You could also say:

    • With gratitude
    • Gratefully
    • With sincere thanks
    • Many thanks
  7. Step 7 “Best”

    “Best” is polite yet not overly formal and an ideal default for most letters. Whether you’re writing a business inquiry or a quick note to a family member, “Best” is a great way to communicate your well-wishes to them politely. Use it as a default option, especially if you want a slightly more casual alternative to “Sincerely.”[7]
    Other versions include:

    • Best wishes
    • All the best
    • Best of luck
  8. Advertisement

  1. Step 1 “Love” or “Fondly”

    Affectionate closers convey sincerity to close friends and loved ones. There are some closes that should never be included in business correspondence—but are lovely and sincere inclusions in a letter to a close friend, partner, or family member.[8]
    In addition to “Love” and “Fondly,” those include:

    • Your friend
    • Cheers
    • With love
    • Always
    • Hugs
    • XOXO
  2. Step 2 “As always”

    Use “As always” with friends and contacts you haven’t spoken to in a while. The phrase is polite and sincere; it indicates that you and your feelings are still the same. When you’re writing to a friend you don’t see often, it doesn’t hurt to remind them that you’re still you![9]
    You could also use “As ever” to close the letter instead.

  3. Step 3 “With deepest sympathy”

    Use your close to express emotions when you write personal letters. A descriptive closer can remind a friend of your relationship and how you feel. End the letter by writing out the exact emotion you mean to express, whether it’s sympathy, sorrow, admiration, and so on. This kind of closer isn’t ideal for business correspondences, so save it for friends and family.[10]

    • With heartfelt admiration
    • With my most sincere apologies
    • With a heavy heart
  4. Advertisement

  1. Step 1 Base your signature on how well you know the person you’re writing to.

    A signature is an important part of any handwritten letter and provides a feeling of authenticity to your words. Just be sure to consider who you’re writing to before signing your letter and sending it off![11]

    • Sign your first and last name when you write to someone you’ve never met in person.
    • Sign only your first name on letters to friends or work colleagues who know you.
    • Write your last name in parentheses if you’ve spoken to the recipient on the phone but never met them in person.
  2. Step 2 Use a handwritten or email format when sending professional letters.

    The formatting is simple enough: add a comma directly after your closing phrase, then leave 2 to 4 lines of space before leaving your signature. Then, in the lines below your signature, add any key information the recipient might need, like your email, job title, phone number, or work address.[12]
    Choose from the following formats:

    • On a handwritten letter, include:
      Sincerely,
      Ashton Bailey (Signature)
      Ashton Bailey (Your written name)
      email@gmail.com (Your email)
      555-555-5555 (Your phone number)
    • In an email, you only need your name, email address, company website, and logo (if there is one).
  3. Advertisement

Examples to End a Business and Personal Letter

Add New Question

  • Question

    Does my printed name go below my signature?

    Community Answer

    Yes, for more formal situations. When writing to a friend or a family member, though, it’s not necessary.

  • Question

    How do I know when to use «sincerely»?

    Community Answer

    You can use «sincerely» anytime in a letter, as long if it’s not for business.

  • Question

    Can I send a letter to my ex with «with love?»

    Community Answer

    If you love them, you could do that.

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Advertisement

  • Leave personal pronouns out of your closing phrase, as they can sound awkward. Sentence fragments make the best letter closers! In other words, use «Looking forward» instead of «I am looking forward» to ensure your closing flows seamlessly.[13]

  • Remember that some types of personal letters can do more harm than good. For example, when you send a letter full of bitterness and anger, you can’t take those words back—they’re on the page for good.

  • Before sending a negative or angry letter, put it aside and let your emotions settle for a little while. When you return and re-read the letter, you may find you’d rather soften the tone or not send it at all.

Thanks for submitting a tip for review!

Advertisement

References

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 277,877 times.

Reader Success Stories

  • Leila R.

    «Helped me to write a letter to an important colleague. Thank you!»

Did this article help you?

Общение – это одна из основных потребностей человека, наряду со сном и едой. У современных людей есть несколько доступных и эффективных способов побеседовать с друзьями и родственниками, коллегами и деловыми партнёрами. К ним относится общение вживую, сотовая связь и интернет.

как закончить письмо

Последние два способа появились сравнительно недавно. Долгое время общаться на расстоянии можно было только с помощью посланий. Они писались от руки и отправлялись по почте. Данный вид общения сохранился и сегодня. Однако на смену рукописным пришли электронные письма.

Дадим определение

Слово «письмо» имеет несколько значений.

Во-первых, это система письменных знаков, которая необходима для фиксации устной речи.

Пример: Учёные расшифровали древнее письмо индейцев майя.

Во-вторых, это внешний вид нанесённого на бумагу текста информационного характера.

Пример: Ученики спросили своего учителя о том, как закончить письмо в соответствии с принятыми в русском языке нормами.

В-третьих, рукописный или электронный текст, который содержит предназначенную для адресанта информацию.

Пример: Письмо из дома с важными известиями от отца было получено через неделю после его отправки.

Как закончить письмо и как его начать? Эти вопросы задают себе все люди, независимо от того, какое послание они составляют: электронное или рукописное. В этой статье нам предстоит дать ответ на первый из них.

Виды писем

Перед тем как говорить о том, как лучше закончить письмо, стоит разобраться в его видах. От этого зависит общий тон и используемые выражения. Итак, послания могут быть:

  • деловыми;
  • личными;
  • поздравительными.

как правильно закончить письмо

Деловым письмом принято называть такой вид документации, который служит средством обмена информацией между разными организациями и учреждениями. Также он может носить название «официальная переписка». Некоторые виды писем, которые относятся к данной категории, требуют ответа (например, прошения, обращения, запросы), другие – нет (например, предупреждения, напоминания, утверждения).

Письмо, которое пишется одним частным лицом и адресовано другому, называется личным.

Письма, которые имеют целью поздравить неофициальное лицо, организацию или учреждение с каким-либо радостным событием или достижением, принято называть поздравительными.

Ниже мы разберёмся, как правильно закончить письмо в зависимости от его вида и назначения.

Общая структура

Независимо от вида, все письма имеют примерно одинаковую структуру. Стоит обратить внимание, что первые два пункта характерны только для официальной переписки.

  1. Адрес отправителя.
  2. Дата.
  3. Приветствие.
  4. Текст, содержащий основную информацию.
  5. Заключительные фразы.
  6. Постскриптум.

Деловая переписка

К написанию данного вида переписки следует относиться с особым вниманием, поскольку допущенные отправителем орфографические, пунктуационные или стилистические ошибки способны отрицательно сказаться на имидже компании или учреждения, которое он представляет. При составлении предложений следует отдавать предпочтение простым предложениям и избегать большого числа осложняющих конструкций. Общий тон должен быть уважительным. Главное, суть письма должна раскрываться в его окончании, поскольку люди больше обращают внимание именно на этот фрагмент текста.

как можно закончить письмо

Как закончить письмо, имеющее статус официального? Наиболее удачными завершающими фразами являются:

  • Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
  • Надеюсь на продолжение сотрудничества.
  • Спасибо, что уделили внимание.
  • С уважением, Иванов Иван Иванович.
  • С почтением, Иванов Иван Иванович.

Как красиво закончить письмо частному лицу

Данный вид переписки не требует от составителя повышенного внимания. Однако в процессе написания человеку всё равно не следует забывать про грамотность. В этом отношении гораздо проще писать электронные письма, поскольку обнаруженные ошибки легко исправить. В случае с рукописным текстом придётся переписывать готовый текст.

Перед началом процесса необходимо определиться с основным содержанием и реакцией получателя. Если отправителю важно как можно скорее получить ответ, то в заключительной части лучше сделать соответствующие пометки. Окончание должно быть логичным завершением всего написанного выше, иначе можно поставить получателя в неловкое положение и заставить его размышлять о том, что отправитель хотел сказать.

как красиво закончить письмо

Самыми распространёнными фразами, которые используются в конце письма, являются:

  • Твой друг, Пётр.
  • До встречи!
  • Жду ответа.
  • Целую, Мария.
  • Приезжай как можно скорее.
  • Всего наилучшего, твой друг Пётр.

Отправитель может придумать окончание письма самостоятельно. В этом случае оно будет иметь уникальный характер и обязательно понравится получателю.

Отвечая на вопрос о том, как можно закончить письмо-поздравление, нужно обратить внимание на его вид. Если отправителем и получателем выступают официальные лица, то завершающие фразы должны иметь нейтральный характер. В остальных случаях допускается определённая вольность.

Подведём итоги

как лучше закончить письмо

Вопрос: «Как закончить письмо?» — вполне логичен. Общение по телефону и в социальных сетях строится по законам, отличным от тех, которые приняты во время переписки. Однако каждому человеку хотя бы один раз в жизни приходится выступать в качестве составителя письма. Поэтому необходимо иметь общие представления о существующих в данной области канонах и правилах. В противном случае первый опыт может стать последним. А ведь написание письма, его отправка и ожидание ответа от адресанта – волнующий процесс.

Электронные письма давно уже стали важной и неотъемлемой частью современной жизни. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма друзьям или по работе, факт остается фактом: вам приходится иметь дело с ними достаточно часто.

how to end an email

💚 ПО ТЕМЕ:  Что читают миллиардеры? 10 любимых книг руководителей мировых корпораций.

Именно поэтому необходимо уделять внимание тому, что собой представляет ваше электронное письмо. На его оформление приходится тратить время. Также нужно подумать о том, как правильно закончить написание электронного письма.

Ниже мы рассмотрим наиболее удачные варианты подписей к е-мейлам, которые лучше всего подойдут для профессиональной поддержки коммуникаций. Также мы поговорим о том, почему так важно иметь подпись в е-мейле, отправленном в бизнес-целях.

💚 ПО ТЕМЕ:  50 примеров плохого дизайна.

Необходимость в хорошем окончании электронного письма

Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:

  • Отсутствие надлежащей подписи может показаться грубым или панибратским.
  • Если вы отправляете электронное письмо в опубликовавшую вакансию компанию, есть большая вероятность, что сообщение попадет в руки соответствующему менеджеру по персоналу. Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.
  • Хорошая подпись в электронном письме также может увеличить ваши шансы на получение ответа. Призыв к действию, например, «Благодарю Вас, что нашли время на чтение моего резюме. С нетерпением буду ждать вашего ответа», может действовать как некая подсказка.

Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:

  • Закрывающая строка. Обычно в ней выражается какая-то благодарность или призыв к действию.
  • Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш». Тип вашей подписи в электронном письме зависит от его контекста и длины цепочки писем.
  • Ваше полное имя под заключительным приветствием. Это позволит понять, кто отправляет электронное письмо.
  • В конце подписи вы должны оставить информацию о своих контактах. Это может быть е-мейл, ссылка на веб-сайт и социальные сети (если применимо), номер телефона и т.д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.

💚 ПО ТЕМЕ:  Как создать отдельную подпись для каждого E-mail ящика, на iPhone или iPad.

Примечание. Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона. Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».

💚 ПО ТЕМЕ:  Как посмотреть, какие запросы вы вводили в поиск Google и при желании удалить их или запретить отслеживание.

Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.

  • Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
  • Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
  • Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
  • Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?

Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.

Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.

💚 ПО ТЕМЕ:  Почему вы должны планировать жизнь на годы вперед.

Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают

С наилучшими пожеланиями

  • Любое использование слова «наилучший» обычно является безопасной ставкой. Это обычная электронная подпись, подходящая как для обычных, так и для официальных случаев.
  • Тем не менее, исследование статистиков показало, что эта подпись имеет более низкое, чем в среднем, число ответов. Так что имейте это в виду, когда вы используете «С наилучшими пожеланиями».

В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:

С наилучшими пожеланиями, ФИО

С уважением

  • «С уважением», это еще один распространенный способ завершить электронное письмо. Такая подпись хорошо подходит к официальным деловым ситуациям.
  • «С уважением» будет хорошим способом завершить электронное письмо, если вы подаете заявление на новую работу в компании. Это делает акцент на вашем искреннем желании сотрудничать.
  • Вы также искренни в своей надежде услышать ответ от другого человека. Таким образом, это выглядит естественно.

В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:

С уважением, ФИО

Всего хорошего

«Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.

Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как

Всего доброго

С уважением, ФИО

Другие распространенные способы завершить электронное письмо:

  • Удачного дня
  • С благодарностью
  • С самыми теплыми чувствами

Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего. Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.

💚 ПО ТЕМЕ:  Правило 5 / 25 от Уоррена Баффета — выделяем самые важные дела в жизни.

Об использовании слова «Спасибо»

Несмотря на то, что просто «спасибо» в подписи кажется хорошим способом получить ответ, на самом деле есть противоречивые сообщения об общей эффективности такого варианта. Фактически, «Спасибо» может показаться случайным и неуместным, особенно, во вступительном письме. Лучше всего соответствовать требуемому стилю речи и манере общения, чтобы ваше «Спасибо» действительно выглядело уместным.

💚 ПО ТЕМЕ:  У кого больше всех подписчиков в Инстаграм – 40 самых популярных аккаунтов.

Распространенные способы завершить письмо, которые не работают

Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.

Ваш друг или Искренне Ваш.

Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.

Отправлено iPhone.

«Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.

Берегите себя.

Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.

💚 ПО ТЕМЕ:  74 здоровые привычки для хорошего самочувствия, здоровой психики и отличных отношений.

Важность подписи электронной почты

Как мы уже упоминали, в конце профессионального составленного электронного письма должна быть поставлена подпись. Мы уже говорили о том, что вы должны включить в эту подпись, но мы хотим подчеркнуть, что этот элемент письма важен. По сути, подпись – ваше публичное лицо. Именно на ее основе другие люди сформируют свое первое впечатление о вас, особенно, если вы работаете удаленно.

Думайте о хорошей электронной подписи, как о выборе одежды для похода на собеседование. Вы должны сделать все возможное, чтобы пройти его. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, это выглядеть неряшливо, как внешне, так и в поведении.

💚 ПО ТЕМЕ:  Как правильно произносить Xiaomi на русском и что обозначает это слово.

Электронные письма являются важной частью нашей профессиональной жизни. К сожалению или к счастью, с ними нам всегда приходится иметь дело. Но с общим удачно подобранным шаблоном для электронных писем вы сможете составлять их быстрее.

🔥 Смотрите также:

  • Идеальный вес для женщин и мужчин: как определить с помощью медицинских формул: 5 методов.
  • Лучшие триллеры: Список самых лучших 35 фильмов с описанием, трейлерами и ссылками.
  • Почему вино сухое, или какие вина называют сухими, а какие сладкими?

🍏 Мы в Telegram и YouTube, подписывайтесь!

Как закончить деловое письмо: примеры на русском и английском языках

Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.

Главные правила деловых писем

Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.

Способы оформления приложений:

1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:

Приложение: на 5 стр., в 3 экз.

2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.

Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.

3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:

Приложение: согласно списку на … стр.

Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.

Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.

Наиболее употребляемые примеры завершения:

1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:

Еще раз благодарим Вас …
Позвольте еще раз поблагодарить Вас …
Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …
Спасибо за помощь …

2) Выразить надежды:

Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …
Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …
Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …

3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):

Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…
Мы будем рады сотрудничать с вами …
Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …
Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…
Просим Вас срочно сообщить …
Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …
Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …

5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:

Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …
Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …

Прощание

1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:

С уважением…
С уважением и наилучшими пожеланиями…
С искренним к Вам уважением…
Желаем успехов.

2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):

Искренне Ваш…
С наилучшими пожеланиями…
С благодарностью и наилучшими пожеланиями.

Английские особенности завершения писем

Подпись

Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль

Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).

На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.

Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:

Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.

Директор (подпись) С.П.Антонюк
Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко

Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.

Источник

«С наилучшими пожеланиями». Знаки препинания

Выражение «с наилучшими пожеланиями» обычно используется в официальной или деловой переписке, поздравлениях. Запятая после него не ставится.

Выражение «с наилучшими пожеланиями» может быть членом предложения или вежливой формой подписи в переписке.

Запятые

Сочетание «с наилучшими пожеланиями» является второстепенным членом предложения и не обособляется запятыми.

Знаки препинания могут находиться рядом с сочетанием «с наилучшими пожеланиями» по другим причинам.

Если сочетание «с наилучшими пожеланиями» является одним из однородных членов предложения, то выделяется запятыми на общих основаниях.

Знаки препинания также ставятся при разделении частей сложного предложения, обособлении различных оборотов, вводных слов, обращений.

Словосочетание «с наилучшими пожеланиями» служит формулой вежливости в конце деловой переписки. Заключительная этикетная фраза «с наилучшими пожеланиями» — это не только поздравление с каким-либо событием, но и дань вежливости.

По поводу обособления выражения «с наилучшими пожеланиями» («с любовью», «с уважением», «искренне ваш», «с почтением») сложилась спорная ситуация. В русском языке нет никаких причин для выделения запятой вежливого заключительного словосочетания.

Запятой отделяется имя, если оно является обращением к кому-либо. Однако в заключительной подписи автор письма называет свое собственное имя, а не имя адресата. Это неполное простое предложение, которое можно дополнить.

В соответствии с правилом русского языка запятая после словосочетания «с наилучшими пожеланиями» не ставится. Об этом же свидетельствуют примеры из писем классиков.

После заключительной формулы «с наилучшими пожеланиями» может стоять тире или точка, например, как у А. Блока.

Привычка отделять запятой заключительную формулу вежливости закрепилась в русском языке из правил иностранной переписки. По правилам переписки на английском языке заключительная формула вежливости всегда отделяется запятой. Имя автора располагается строкой ниже.

В современной переписке постановка запятой после выражения «с наилучшими пожеланиями» стала считаться допустимой. Однако правильней все же написать без запятой или поставить точку.

Запятая после заключительного сочетания может ставиться, если автор делает самопрезентацию, то есть называет себя адресату в конце письма.

менеджер по работе с клиентами М. Иванова».

Источник

Как правильно закончить письмо

Нарочитая вежливость может выглядеть исключительно невежливо. Как этого избежать? Делимся советами экспертов в области этикета.

Хватит писать «С наилучшими пожеланиями!» в конце письма. Да, выглядит эта подпись безобидно. Вы и в самом деле желаете респонденту только хорошего. Но времена меняются, и подобные формулы вежливости стали избыточными.

Электронная почта получила широкое распространение в 90-х, и большинство пользователей сразу же оставили формальности — и формулы вежливости в конце сообщений. По словам тренера по бизнес-этикету Барбары Пэтчер, «Это было больше похоже на записки». На веб-странице Los Angeles Times социолог Калифорнийского Университета Нейл Шмеглер прогнозирует, что с развитием электронных технологий бумажная переписка окончательно уйдет в прошлое.

Но со временем электронные письма взяли на себя функции бумажных, и люди вернулись к знакомым нормам деловой переписки. Пэчтер говорит: «Сложилась целая иерархия заключительной подписи». Так что же выбрать? «С уважением»? Дурной штамп. «Сердечный привет»? Чересчур эмоционально. «Спасибо»? Хороший вариант, но его часто выбирают там, где благодарность вообще не требуется. «Искренне, ваш» — вы действительно от всей души, искренне прикрепляли каждый из этих файлов?

Проблема «всего наилучшего» в том, что оно вообще ничего не говорит респонденту. Консультант по бизнес-этике Джудит Каллос считает: «Это бессмысленная формула речи, употребляемая, когда нечего сказать». Другие эксперты не столь категоричны: они называют ее «безобидной», «корректной», «приличной» или «никакой». Лиз Данзико, директор в PR-агентстве NPR говорит: «Недавно „Всего наилучшего“ выражало, как правило, вежливое невнимание — но сейчас это может означать завуалированную обиду или угрозу».

«Наилучшими пожеланиями» испещрены письма, написанные несколько веков назад. В англосаксонской традиции штамп появился в 1922 году. Согласно Oxford English Dictionary, этому способствовал Фрэнсис Скотт Фицджеральд, который написал литературному критику Эдмонду Уилсону «Зельда шлет тебе наилучшие пожелания». Формула получила широкое распространение и завершила свою жизнь лишь в конце 1968 году, когда Ларри Кинг получил официальное послание, оканчивавшееся «Всего хорошего, Билли». Такие письма напрягали уже тогда, и даже острый на язык Ларри Кинг сказал, что это слишком фамильярно.

Формулы вежливости укоренялись в языках столетиями. В 1922 году Эмили Пост, один столпов науки этикета, писала:

«Англичане начали избавляться от украшательств в письмах еще в XVIII веке. Они ограничились „Искренне ваш“».

В эпоху интернета традиция сохраняется. Люди избегают как фамильярности, так и выражений привязанности и используют как можно более нейтральные формулировки в окончании письма. По данным опроса, 75% людей предпочитают «Спасибо!» или «Удачи!». Впрочем, многие признают, что и это не лучший выбор, — но вынуждены соблюдать новую социальную норму.

Если не «с наилучшими пожеланиями», то как?

Да никак. Вообще не используйте вежливые формулы в подписи. С распространением сервисов типа Slack и электронная почта стала похожа на мессенджеры. Барбара Пэтчет считает: «Е-мэйлы стали менее формальными». Теперь в письмах друзьям или хорошим знакомым заключительные формулы не употребляют — считается, что это такой же архаизм, как голосовые сообщения. Формулы вежливости лишь замедляют переписку. Лиз Данзико комментирует: «Люди так не разговаривают». Она сама в конце электронных писем — деловых и личных — ставит точку. Без подписи.

Источник

Как правильно заканчивать электронные письма, чтобы получить больше шансов на положительный ответ

Электронные письма давно уже стали важной и неотъемлемой частью современной жизни. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма друзьям или по работе, факт остается фактом: вам приходится иметь дело с ними достаточно часто.

how to end an email

Именно поэтому необходимо уделять внимание тому, что собой представляет ваше электронное письмо. На его оформление приходится тратить время. Также нужно подумать о том, как правильно закончить написание электронного письма.

Ниже мы рассмотрим наиболее удачные варианты подписей к е-мейлам, которые лучше всего подойдут для профессиональной поддержки коммуникаций. Также мы поговорим о том, почему так важно иметь подпись в е-мейле, отправленном в бизнес-целях.

Необходимость в хорошем окончании электронного письма

Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:

Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:

Примечание. Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона. Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».

Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.

Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.

Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.

Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают

С наилучшими пожеланиями

В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:

С наилучшими пожеланиями, ФИО

С уважением

В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:

Всего хорошего

«Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.

Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как

Другие распространенные способы завершить электронное письмо:

Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего. Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.

Об использовании слова «Спасибо»

Несмотря на то, что просто «спасибо» в подписи кажется хорошим способом получить ответ, на самом деле есть противоречивые сообщения об общей эффективности такого варианта. Фактически, «Спасибо» может показаться случайным и неуместным, особенно, во вступительном письме. Лучше всего соответствовать требуемому стилю речи и манере общения, чтобы ваше «Спасибо» действительно выглядело уместным.

Распространенные способы завершить письмо, которые не работают

Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.

Ваш друг или Искренне Ваш.

Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.

Отправлено iPhone.

«Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.

Берегите себя.

Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.

Важность подписи электронной почты

Как мы уже упоминали, в конце профессионального составленного электронного письма должна быть поставлена подпись. Мы уже говорили о том, что вы должны включить в эту подпись, но мы хотим подчеркнуть, что этот элемент письма важен. По сути, подпись – ваше публичное лицо. Именно на ее основе другие люди сформируют свое первое впечатление о вас, особенно, если вы работаете удаленно.

Думайте о хорошей электронной подписи, как о выборе одежды для похода на собеседование. Вы должны сделать все возможное, чтобы пройти его. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, это выглядеть неряшливо, как внешне, так и в поведении.

Электронные письма являются важной частью нашей профессиональной жизни. К сожалению или к счастью, с ними нам всегда приходится иметь дело. Но с общим удачно подобранным шаблоном для электронных писем вы сможете составлять их быстрее.

Источник

«Хитрости» финала письма

«Хитрости» финала письма

Как повысить действенность и активность финала?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

298732 15 i 024

298732 15 i 005

СОВЕТ

Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»

298732 15 i 025

В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

298732 15 i 026

298732 15 i 027

298732 15 i 005

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

298732 15 i 028

Специфические ситуации

Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

Варианты финалов с указанием на последующее действие:

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

Имиджевая/эмоциональная часть финала

Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)

Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:

• Будем рады сотрудничеству!

• Будем рады сотрудничеству с Вами!

• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!

• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!

• С надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.

• С искренним уважением…

• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.

• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!

• Хорошего настроения и удачного дня!

• Спасибо за сотрудничество!

298732 15 i 005

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.

Подтверждение этому – в письме ниже.

From: Иванова Валентина

Sent: Thursday, August 26, 2010 7:13 PM

To: Николай Петрович

Subject: Вакансия главного бухгалтера

Добрый вечер, Николай Петрович!

Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.

В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.

Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.

Хорошего настроения и удачного дня!

Руководитель службы персонала

298732 15 i 005

СОВЕТ

Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.

Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…»

Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.

Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание»

• «Спасибо за внимание»

Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание»

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

298732 15 i 029

Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

• «Спасибо за сотрудничество!»

• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

Фраза в финале: «Спасибо за внимание»

При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды.)

Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:

1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;

2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.

Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.

Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.

Вместо нее лучше использовать фразы:

• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…»

• «Уверены, что эта информация будет полезной при…»

• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…»

Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!»

Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.

Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:

• «Хорошего настроения и удачного дня!»

• «С самыми наилучшими пожеланиями…»

• «С искренними пожеланиями…»

Фраза в финале: «Удачи!»

Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.

1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.

2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).

Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.

Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.

Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.

Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.

А со следующим нам предстоит разобраться.

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

5. Характер предложения (объем и структура).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

2.6. Налоговые «хитрости»

2.6. Налоговые «хитрости» В целях снижения сумм уплачиваемых налогов руководители различных организаций и их помощники постоянно заняты поиском оптимальных налоговых схем. Это вполне нормальное явление, если оно не выходит за рамки законодательства.Не так уж и редко в

Типичные хитрости и уловки продавцов автомобилей

Типичные хитрости и уловки продавцов автомобилей Ранее мы уже неоднократно говорили о том, что главная цель любого автопродавца — максимально быстро и с наибольшей для себя выгодой продать машину. Именно из этого и должен исходить покупатель, чтобы не быть

Прочие уловки и хитрости, используемые в автосалонах

Прочие уловки и хитрости, используемые в автосалонах Вообще процесс приобретения автомобиля в дилерском центре или автосалоне имеет немало тонкостей и нюансов. Знайте: работники этих структур — опытные специалисты, и их доход самым непосредственным образом зависит от

Обследование и обыск. Наши хитрости против хитростей полиции

Обследование и обыск. Наши хитрости против хитростей полиции Как я уже говорил, правовая основа обследования помещений полицейскими — Закон «Об ОРД», а четкий порядок проведения обследования регламентируется приказом МВД России «Об утверждении Инструкции о порядке

В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЮТСЯ МАЛЕНЬКИЕ ХИТРОСТИ И БОЛЬШИЕ ПРОБЛЕМЫ?

В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЮТСЯ МАЛЕНЬКИЕ ХИТРОСТИ И БОЛЬШИЕ ПРОБЛЕМЫ? Повторимся еще раз: у каждого донора свои требования к составлению бюджета. Тем не менее, попробуем сформулировать некоторые, достаточно общие правила, которые позволят вам представить предварительный бюджет в

Маленькие хитрости

Маленькие хитрости В данном разделе рассмотрим несколько небольших хитростей, которые позволяют директору контролировать процессы, сделки, операции, да и вообще – наблюдать за деятельностью бухгалтера, причем незаметно для окружающих.Не секрет, что один из наиболее

10.1. Серфинг и оплачиваемые письма

10.1. Серфинг и оплачиваемые письма Серфинг – это вид заработка, где вам платят за просмотр сайтов.Оплачиваемые письма – это заработок, похожий на серфинг, только в данном случае на ваш почтовый ящик приходит письмо, в котором есть ссылка на какой-то сайт. Вы проходите по

XXV. Пишите письма от руки

XXV. Пишите письма от руки Обезличенное общение распространяется все шире. Факс, электронная почта, почта, которая автоматически отправляется в сотни адресов, записи на автоответчике, пейджеры, банкоматы, говорящие дверцы автомобиля, автоматический портье, поднимающий

Жизнь по книге «Как работать по четыре часа в неделю» Кейсы, примеры, советы и хитрости

Жизнь по книге «Как работать по четыре часа в неделю» Кейсы, примеры, советы и хитрости • Дзэн и искусство жить как рок-звезда.• Требуются поклонники искусства.• Фотофиниш.• Виртуальная юриспруденция.• Полеты с Ornithreads.• Обучение с отрывом от работы.• То, что доктор

Убойные продающие письма

Убойные продающие письма Каждое из продающих писем, которые вы увидите ниже, уже принесло нам не один миллион рублей. Просто берите их за образец. Как в свою очередь делали мы, используя письма сильнейших западных инфобизнесменов.Пора вылезать из

Усиление продающего письма

Усиление продающего письма ВидеообращениеОчень хорошо усиливает продающий текст видеообращение. Причем не надо делать это профессионально. Возьмите самый обычный фотоаппарат, включите режим видео, запишите. И на сайте уже есть «говорящая голова», ей верят гораздо

Структура письма

Структура письма Структура – залог понятности и стройности смысла.Структура письма (рис. 4) выглядит следующим образом. Рис. 4. Структура

Письма в редакцию

Письма в редакцию Письма в редакцию – превосходный метод для всех, кто любит выражать свою точку зрения письменно. К тому же он способствует повышению популярности. То есть это идеальный метод для интровертов. Многие мои знакомые настойчиво рекомендуют профильный сайт

Пишем письма

Пишем письма Как написать продающее письмо? Вначале должно быть приветственное видео или цепляющая картинка. Кроме того, в хорошем письме можно выделить несколько блоков:1. Боль. Здесь вы можете задавать вопросы либо описывать текущее состояние клиента, его проблемы и

Следующие письма

Следующие письма Переходим к третьему письму. Структура в принципе та же: приветствие, слова о том, что вы хотите подарить еще один тайный бонус, рассказ о самом бонусе и ссылка на него.В последнем письме (всего их семь) – опять небольшой тизер на следующий подарок. Плюс

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Поздравление худруку с днем рождения в прозе
  • Идеи видео поздравления с юбилеем маме
  • Открытки доброй ночи оля
  • Открытки с подарками на рождество
  • Рамка для поздравления голубая